一,内部打断的处理方法
情况一打断事件不紧急
在某个番茄钟的过程里,突然想起要做什么事情。如果这个打断是重要的,但不是必须马上去做的话,那么应该决心保护番茄钟不被破坏。
比如在第二个番茄时间里,感觉饿了,突然想订一个披萨饼。此时,在列表里该项任务后面标记一个逗号“,”表示打扰,并将这件事记在计划外的紧急事件中,然后接着完成这个番茄钟。
情况二打断事件紧急
如果在番茄钟的时间内,有一件很紧急的事情需要马上去做,那么此时应该停止这个番茄钟,哪怕还剩5分钟就结束了也要宣告作废,去完成紧急的事情。之后再重新开始一个番茄钟。
如果在其他的番茄时间里,又遇到五次打断,但是都很好地处理了,那么就在任务后打五个逗号,并把五个打断记录在计划外的意外事件中。
对于真有很紧急不得不做的事情,可以参照以下解决方案:
1. 在下一个番茄时间处理这件事 ,推迟原本的任务。
2. 处理了计划外的事情,也用番茄时间在对应的地方画×,直到完成,从表格中划去。
3.重新安排日程表,以这件事替换和推迟原来的某件事情。
尽管一些计划外紧急事件,在有的人看来很可笑,比如叫外卖、剪指甲,无论是否可笑,我们都不能放下手中的工作,尽力保护番茄钟不被破坏。
通过计划外紧急事件,我们可以看到大脑是如何思考和运作的,掌握这些信息,就能知道自己的大脑什么时候精力最好,什么时候最差,帮助我们控制自己,正确的安排工作,集中注意力。
二,外部打断的处理方法
在工作中,我们也会不可避免的受到一些外部因素的干扰,例如,电话铃响,伙伴或老师找您寻求帮助,朋友提议共进晚餐,顾客咨询问题,聊天软件或邮件总是提示有新消息。这时候应该怎么做呢?
面对这些打扰,你可以采取以下解决方法:
先很礼貌的告诉对方您现在很忙,25分钟后再谈,或者几小时后,或者明天,这取决于事情的重要程度;开启电话留言,随后再去听留言;工作时关闭聊天软件或邮件提醒功能,留出专门时间处理它们。当番茄钟受到来自外部打断时,就在今日待办事项计划表的对应任务的番茄时间内画一个“-”,然后把事件记录在计划外的紧急事件中,马上继续工作,把意外事件留在以后的时间处理。
如果必须立即处理意外事件,则此番茄时间作废,处理完再开始新的番茄时间。
其实,对我们生活中通常情况下的计划外事件,推迟25分钟或两个小时,是完全可以的。这种推迟,对想要与你沟通的人来说是完全可以理解的,而且可以使您的大脑保持在一个高效的状态,游刃有余地完成任务。