内审案例——营销类采购，该哪个部门负责？风险与审计要点！

ID：内审师修行与实战

微型企业中，老板信任谁，就让谁负责采购！

大中型企业，其实也没有多少不同，最基本的要求还是信任，其次是专业和高执行力。

营销类采购有很多：户外大牌、流动广告、线上广告、营销活动、物料采购等等。

不同公司或不同的标的物，负责采购的部门可能不一样。

小编就唠唠所经历过的几种模式吧，各有优劣，审计要点也各不同。

1.招采部门负责采购，冲突与风险点

招采部门负责的招标采购，一般都是程序严谨、人员专业、灵活性差。

而营销活动、广告和物料需求，对时间要求比较紧急，按营销人的说法：机会稍纵即逝，没有抓住就错过了营销最佳时机！

于是，一个计划严谨，一个即兴发挥，供与需之间就存在矛盾！

小编就多次经历过双方打架！

营销指责采购：“采购的物料和活动太慢了，总是错过最佳时机，尤其是开盘时机，产品没卖好，一部分原因就是采购的物料或活动没有做到位！”

采购反驳：“为啥你们不提前申报采购需求，只给了我们两天采购时间，连基本的招标文件都做不出来，别说完成采购了！”

营销：“营销时机是需要把握的，我们自己采购就没有问题！”

采购：“那你自己向老板说去，说你们营销部门想自己采购自己的东西！”

然后，事儿被捅到审计这里。

审计也只能各打五十大板！

对营销：“节假日在年初时都知道是什么时间，你们为啥不提前报采购计划？”

对采购：“明明申请了紧急采购，老板都批准了，你们为啥不先紧着营销类采购执行？”

但照样避免不了双方的互踩，采购部门踩营销：“你们提的需求，只有一家单位满足，有啥可评标的？明显就是你们指定的，会没有猫腻？”

营销：“按职责，我们只提需求，你们招采部门负责采购，有猫腻也是你们自己有问题！”

针对由招采组织的采购，审计要关注点集中在：采购申请的提前量、采购效率、指定商家、营销验收或执行过程的舞弊风险！

至于招采部的其他问题，参照一般招标采购审计的风险点。

2.营销自己采购

营销中心一般会有自己的策划部，他们自己负责提需求、自己负责采购，自己验收，自己申请付款。

采购效率，那是大大地高、冲突也是大大的减少，只有舞弊风险一样会大大地增加！

所谓的“不相容岗位相分离”顶多做到营销中心的不同人分离，做不到部门间的分离。

很多时候，营销负责人或策划部门负责人可是同一人，要说其中没有猫腻，谁信？

营销自己负责采购，从头到尾都是舞弊风险点。

小编经历过的较大的营销类采购舞弊案例，都是这种模式。

最嚣张的一次，某项目营销总大放厥词：“谁想中标，先给我10万。”

被捅到老板那里，老大直接下令让审计去查他，然后抓出几大票问题，能审出结论也要得益于供应商的反水！

审计重点：程序合规性、舞弊风险、加强现场检查程序，很多问题都会冒出来！

3.行政部门负责营销类采购

要说，谁最可能成为老板或老大的心腹，莫过于行政人员了，天天围着领导，伺候领导。

由行政部门负责营销类采购，既解决了招采部门程序过慢的问题，又可降低营销自家全程操作的舞弊风险。

缺点也明显：行政人员不专业，又因为受老板信任而变得强势，不接受营销提供的建议或意见，很多采购满足不了需求。

小编曾审计过该类采购！

行政人员天天抱怨：“营销需求千奇百怪，根本不是实际需求，一去检查就有问题！”

营销报怨行政人员：“采购的东西驴头不对马嘴！自己不懂还天天指责营销的问题，还天天拿领导压我们，搞得很多营销活动不敢组织。”

这种模式下，审计可重点关注：采购与需求的匹配度，营销需求的满足程度，行政人员是否参与现场验收等等。

结语

实际业务中，或许会将营销类采购拆分给几个部门，比如：大型采购归招采部，中型归行政部门甚至财务部门，小物料归营销。

但无论怎么分工，其中的风险都是相通的，您说呢？

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