内审干货——商业租赁管理审计之2个核心单据

ID：内审师修行与实战

企业信息流转的载体是：表单。

无论你走的线上还是线下，都必须用表单。

那就唠唠商业租赁管理中的两个重要单据：空租信息传递单（也可以叫撤场信息传递单）和撤场验收单。

当然，除了这两个表单外，还有几个单据也很重要：进场验收单、催租单（一次，二次催租不一样）、招商完成信息传递单。

不一样的单据，承载不一样的运营信息。

为啥单说这两个呢？

因为重要，因为风险大。

1.空租信息传递单

这个单据包含的内容很简单：哪个租户准确撤场了，可以提前招商了。

（1）啥时候发起这个单据呢？

不是在合同到期前，不是撤场前，而是在租户决定要退租的那个时间点。

比如：商户准备年底撤场不干了，但她在6月份就已经提出来年底撤场，那么这个空租传递单就要在6月份发起。

如果等到年底才获取信息，那不凭空增加招租时间吗？

一般由商管（运营人员）发起，将信息传递给招商和财务人员。

切记：空租信息传递单和撤场验收单根本不是同一个时间的东西，但却有很多公司将其当成一件事来做。

这就是管理问题。

（2）审计重点看啥？

一看合同约定：合同内是否约定了商户如果撤场，必须提前多长时间通知我方，以便于重新招租，减少空租期。

二看空租信息传递单的发起时间，这是由运营部门根据客户情况发起的，一般以客户明确提出的时间为准。

如果传递单时间晚于撤场时间，肯定是管理问题。

传递时间晚于商户提出时间太久，也存在效率问题。

如果撤场与传递时间是同一天，那商管的工作也没做到位，没提前沟通和获取相关撤场信息，就算是提前发起了，也要看提前的时间量。

三看传递单接收人和接收时间，主要是评价信息流转的有效性。

审计时，最好对上述信息做一下时间节点的评估。

2.验收单据

商户撤场，必须要对空铺进行验收，验收后我方才接收，必须有多部门参与：商管（运营）、招商、财务、物业等。

商管是负责管理现场的，必须验收装修，验遗留物品，收钥匙，负责组织撤场验收。

招商人员需要查看店铺情况，装修、遗留物是否可再用？现场是否达到了二次出租条件？同时要对店铺进行价值评估等。

财务主要是监督撤场验收。

行政，主要是一些备案资料整理，遗留物品的登记与保管工作。

物业参与，一方面是确认是否拖欠物业费和水电费，另一方面也需要打扫卫生、断水断电，以及其他维护措施。

验收程序中最核心的一点：需要存档带有时间水印的验收照片，现状和验收人都要入镜。

如果撤场验收管理不严格的话，会出现很多问题：

（1）商户撤场申请有了，台账也登记了，实际人家没退。

（2）人退了，也不经营了，但贵重物品还在，你不敢动，也不敢让新租户进场。

（3）固定装修全给砸的稀巴烂，现场一片狼籍，严重影响二次招租。

（4）长期水电没关，被人偷水偷电或浪费水电，也有安全隐患。

（5）钥匙未正式接收，或未上新锁，原商户或其他人能出入，破坏或偷窃问题。

（6）遗留物中有活物或不能长期放置的物品，如果不验收就难以发现。

当然，如果负责人员是一名操心的商管，上述问题和风险都可以规避，但仍然没有集中撤场验收来的安全。

再说，你能保证商管们都没有私心？

空铺私下出租，或撤场后继续经营，是有好处可以收滴！

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