开会是一个组织最大的浪费之一

智材谈职场 2024-08-18 22:44:30
引言上个月我在刘润的公众号上读了一篇内容,标题是《我们不讨厌开会,讨厌的是浪费生命的会》,有一种相见恨晚的兴奋。 首先,我是反对开会的。 严谨一点说,我反对团队在工作时,高频次开会、开长会和开无价值的会。 刘润说:有时候开会真是一场煎熬。 被临时邀约的头脑风暴会、下班前才匆忙告知的所谓短会,又或者被冠以传播企业文化的“老板演讲会”…… 各种各样的会议,无助于完成工作,但又不得不开。 有时候,一场会下来,满身疲惫。但对于真正重要的工作目标,却少有结论。又或者有结论但没价值,最终也没有执行。白白浪费了大量时间。 这是大部分团队开会的真实写照,开会可以反映一个团队的能力,尤其是领导的能力。 在我带的团队里,对于会议的第一原则是少开,第二原则是开短会。 对于会议时长,我给自己设定了一个“15分钟原则”。即把大部分会议的时间控制在15分钟以内,这个大部分的比例控制在80%以上,尤其是多人参与的会议,更要控制会议的时长。 今天,和你讨论讨论关于“开会”的一些观点和建议,看看如何把会开好。 01 会前准备是开好会的基础每一个会议,都不是从大家坐在一起开会开始的,会议是从准备开会开始的。 每一个会议,都不是从宣布会议结束就结束的,会议是将决议好的内容和任务闭环后结束的。 然后,现实中的会议,大部分是从参会人坐在一起开始的,在宣布会议结束时结束的。 所以,很多会议就成了形式主义。这样的会,就是纯粹的浪费。 任何会议,都应该有清晰的目标,也就是为什么开会,解决什么问题。 即使头脑风暴会,也是如此。总有人认为头脑风暴就是一群人坐在一起,开始自由发言,这是对头脑风暴最大的错误理解。 那么怎么才能开好会呢,我推荐你按照会议的进行时,拆分为会前,会中和会后。 会前是会议的开始,直接决定着会议的质量。作为会议的组织者,要在这个阶段充分准备,用最小的成本和最高的效率达到会议的目的。 ① 明确你的目标,你为什么要组织开会,思考这个会议是否必要; ② 明确会议参加人员的范围,开会不是人越多越好; ③ 准备会议资料,并且和关键人提前交换意见; ④ 发布会议通知,这一点很重要,让所有的参会人知晓会议内容和要求。 那么会议通知应该怎么发,要包含哪些内容呢,我给你分享一个模板: 关于XX项目启动的会议通知: 时间:8月8日 周三 15:00-15:15;地点:XXX会议室目的:XXX,XXX参会人:XX,XX,XX资料:资料将通过邮件发送给参会人,请参会人在会议开始前查收,并且按照邮件上的要求完成对应的任务。这个通知里面,有会议名称、主题、目的、类型、时间地点、资料、参会人和相关要求。涵盖了会议通知的全部要求,你下次开会可以直接套用这个模板。 简单总结,会前准备要充分拉齐参会人的信息差,在会议正式开始前,对自己的责任完全明确。这是会议组织者当前阶段的核心工作,是会议能否开好的关键。 02会中:让会议为目标服务会中关键的是控制,控制好范围,控制好时间,控制好氛围,让会议朝着你期望的结果发展,最终达成共识和形成决议。借用刘润的话,会议(中)正式结束前,有最后一个步骤:形成一份包含任务清单的决议。 你想想你所在的组织平时是怎么开会的,有没有以下这些情况: 没有明确的会议内容,把各种会都开成了茶话会; 跑题严重,完全脱离了会议的主题,对真正要讨论的事放在了一边; 每次会议都会开好久,但没有解决实际问题; 会议上不专注,有人看手机或者干其他事情,毫无纪律性; 或者会议开完了,却没有正式的结论…… 作为组织者,面对这些问题,你一定要第一时间处理,让会议过程始终在为目标服务。 要在会议开始时,和参会人讲清楚会议议程,时间,纪律以及每个人的责任。 关于会议(中)的时间,最容易被忽略,或者说没有人去算这个账。 刘润说:很多公司,平时报销200元以上,都需要负责人来专门签字,但在开会这件事上,却对成本浪费毫不在乎。 比如,有的公司,动不动就喜欢开大会,一开就是三、四个小时。 算一笔账,一场20人,4小时的会,假设每个员工时间成本是每小时100元。 一场会的成本就是: 100元X20人X4小时=8000元。 随便召开一场会,甚至没什么产出,8000元就花出去了,却好像根本没人心疼。 这也是我给自己设定会议“15分钟原则”的原因,要算经济账。 不过凡事要因地制宜,根据实际情况来做决定。有些会就是需要花时间,比如产品的评审会,或者技术方案讨论会,需要在不断的探讨和经验分享中获得答案。 画个重点,如果有参会人既没有提供有效建议,也没有领到任务,那么你就要反思为什么,至少从结果来看,这个人没有必要参会。 03 会后:执行才能让目标落地会后有跟进,才是对会议最大的负责。 好的会议,一定是闭环的。 决议中的任务清单,要分配到具体的人,给具体的标准和要求。 who(谁), do what(做什么), by when(完成的时间点)。 经常能够看到,一场会议结束之后,大家长出一口气,似乎在表达终于完成了开会这件事。 会议纪要大多时候是个摆设,完完全全的形式主义。 我见过一家公司的会议纪要,文笔很好,洋洋洒洒大几千字。不过记录的全部是领导的讲话内容,形而上的东西。完全看不到这个会的主题是什么,或者达成了哪些共识,以及形成了什么决议。 这样的组织,基本上是将开会定为目标,所以写好一篇会议纪要也就成了秘书的重点工作。 再强调一遍,跟进,一定要跟进,不要让任务石沉大海。 否则,会议上花费的成本,真的就浪费了。 开会,是为了更好地挣钱。 最后的话当然,会议依旧是组织经营过程中目标落地的最有效的方式。 也不是说一定要少开会,或者一定要把会议的时间控制在15分钟,而是通过会议解决问题,把会开好。 组织里很少有人计算这些看不见的隐形成本,比如会议的成本。 每一个没有意义的会,或者没开好的会,都是成本浪费。首先,参会人的人力成本,其次是会议资源,比如水电费、设备使用费等。 当然,还有机会成本。 另外,还会有一个没法计算的成本,会议给组织带来的负面情绪。《高效能人士的七个习惯》的第一个习惯是积极主动,也就是个人意愿,这是一切目标实现的基础。 所以,开会这件事,你还真的得认真对待。哪些事需要开个会,和谁开会,达成什么样的目标。 会议从来不是一堆人坐在一起谈论,而是要有充分的准备,明确的目标和清晰的任务。 还有,会议的形式是多样的,要有创造性地开会,会议不一定非要在正式的会议室。 我有一个关于会议的结论。 50%的会前,20%的会中,30%的会后。 希望这篇文章对你有帮助,让你重新思考会议这件事,然后开好会。
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评论列表
  • 2024-08-26 09:40

    各部门领的主要职责就是开会